За какво да помислим преди смяна на офиса
За какво да помислим преди смяна на офиса
Без значение от това колко голям е бизнесът ни, понякога се налага да сменим офиса, който помещаваме. Без значение дали старият офис вече ви доскучал или пък не е удобен за клиентите ви, няма паркомясто, сградата не ви харесва, със сигурност, ако вече сте харесали ново офис място, сте щастливи и обзети от еуфория. Проектирате мислено къде ще разположите различните работни места, документацията и дори диспенсера за вода. В тази еуфория обаче е добре да сте подготвени, че смяната на офиса е свързана с много работа, а потенциални проблеми могат да изскочат отвсякъде. Вижте няколко ценни съвета, които ще ви улеснят, ако сте изправени пред такава крачка.
1. Пресметнете добре разходите
За да не сте неприятно изненадани е важно още преди да предприемете преместването да пресметнете кое колко ще Ви струва. Основните разходи, които ще имате обикновено са:
– наем и депозит за новия офис (имайте предвид, че често за офис площите, които се отдават под наем, се изисква плащане на 2 и повече депозита);
– комисиона – ако наемате офиса през брокерска къща, обикновено ще дължите на брокера сума в размер на ½ месечен наем, а все по-често брокерите изискват комисиона в размер на минимум €300;
– хамалски услуги по преместване на мебели, техника и документация;
– евентуална смяна на доставчици на различни услуги;
– неустойки по приключване на договора за стария офис, ако приключвате договора преждевременно;
Също така, ако новият Ви офис има нужда от някакви ремонтни дейности, трябва да предвидите бюджет и за това.
2. Организирайте всичко предварително
– направете проучване за фирми, които се занимават с хамалски услуги. Тези компании, обикновено работят на час или на нает човек. Проверете във Вашия случай, кое ще Ви излезе по-изгодно и запазете час за преместването поне 3-4 дни по-рано;
– проверете доставчиците на интернет и други услуги, които ползвате в момента, дали имат покритие на новото място, което ще помещавате. Ако имат, заявете смяна на адреса на услугата и имайте предвид, че това отнема между 3 и 7 работни дни. Ако нямат, трябва да проучите услугите на кои доставчици можете да ползвате в новия си офис и да сключите договор с подходящ. Също така, трябва да прекратите договора с настоящия си, което може да се окаже стъпка, съпроводена от немалка сума, дължима като неустойка. Разбира се, има оператори, които са предвидили такава ситуация в общите условия на договора си и имат обявена фиксирана дължима сума в случай на предсрочно прекратяване поради невъзможност да доставят услуга на нов адрес. Ако няма посочена такава кауза в договора Ви, можете да подадете жалба към доставчика, за да си спестите плащането на наказателните такси;
– информирайте всичките си клиенти, доставчици на регулярни услуги (вода, офис консумативи) за промяната и от коя дата ще могат да Ви намерят в новия Ви офис. Обяснете им, ако има особености, свързани с паркирането, входа на сградата и др.;
– поръчайте табела за новия си офис с името на фирмата или Вашето, ако упражнявате свободна професия;
– ако новият офис се нуждае от освежителен ремонт или почистване, намерете фирма, която ще извърши тези услуги за Вас и организирайте дейността преди да се нанесете.
При всички случаи най-важното нещо, когато сменяте офиса си, е на новото място да се чувствате добре. Разбира се, не забравяйте да се допитате и до служителите си, дали новата локация ще е удобна за тях, за да вземете най-доброто решение.
А ако искате да сте сигурни, че организацията по преместването ще бъде перфектна, разходите добре планувани и всички евентуални проблеми добре предвидени, свържете се с нас. През последните години, ние изградихме мрежа от доказали се партньори, за чиито качество на услугите гарантираме. А ние ще се погрижим за Вашето спокойствие, че всичко с преместването ще е на ниво, докато Вие продължавате да се грижите за бизнеса си.
