За какво да помислим преди смяна на офиса

от Мария Севева | дек. 1, 2018 | Бизнес, Виртуален асистент, Офис

За какво да помислим преди смяна на офиса

Без значение от това колко голям е бизнесът ни, понякога се налага да сменим офиса, който помещаваме. Без значение дали старият офис вече ви доскучал или пък не е удобен за клиентите ви, няма паркомясто, сградата не ви харесва, със сигурност, ако вече сте харесали ново офис място, сте щастливи и обзети от еуфория. Проектирате мислено къде ще разположите различните работни места, документацията и дори диспенсера за вода. В тази еуфория обаче е добре да сте подготвени, че смяната на офиса е свързана с много работа, а потенциални проблеми могат да изскочат отвсякъде. Вижте няколко ценни съвета, които ще ви улеснят, ако сте изправени пред такава крачка.

1. Пресметнете добре разходите

За да не сте неприятно изненадани е важно още преди да предприемете преместването да пресметнете кое колко ще Ви струва. Основните разходи, които ще имате обикновено са:

– наем и депозит за новия офис (имайте предвид, че често за офис площите, които се отдават под наем, се изисква плащане на 2 и повече депозита);

– комисиона – ако наемате офиса през брокерска къща, обикновено ще дължите на брокера сума в размер на ½ месечен наем, а все по-често брокерите изискват комисиона в размер на минимум €300;

– хамалски услуги по преместване на мебели, техника и документация;

– евентуална смяна на доставчици на различни услуги;

– неустойки по приключване на договора за стария офис, ако приключвате договора преждевременно;

Също така, ако новият Ви офис има нужда от някакви ремонтни дейности, трябва да предвидите бюджет и за това.

2. Организирайте всичко предварително

– направете проучване за фирми, които се занимават с хамалски услуги. Тези компании, обикновено работят на час или на нает човек. Проверете във Вашия случай, кое ще Ви излезе по-изгодно и запазете час за преместването поне 3-4 дни по-рано;

– проверете доставчиците на интернет и други услуги, които ползвате в момента, дали имат покритие на новото място, което ще помещавате. Ако имат, заявете смяна на адреса на услугата и имайте предвид, че това отнема между 3 и 7 работни дни. Ако нямат, трябва да проучите услугите на кои доставчици можете да ползвате в новия си офис и да сключите договор с подходящ. Също така, трябва да прекратите договора с настоящия си, което може да се окаже стъпка, съпроводена от немалка сума, дължима като неустойка. Разбира се, има оператори, които са предвидили такава ситуация в общите условия на договора си и имат обявена фиксирана дължима сума в случай на предсрочно прекратяване поради невъзможност да доставят услуга на нов адрес. Ако няма посочена такава кауза в договора Ви, можете да подадете жалба към доставчика, за да си спестите плащането на наказателните такси;

– информирайте всичките си клиенти, доставчици на регулярни услуги (вода, офис консумативи) за промяната и от коя дата ще могат да Ви намерят в новия Ви офис. Обяснете им, ако има особености, свързани с паркирането, входа на сградата и др.;

– поръчайте табела за новия си офис с името на фирмата или Вашето, ако упражнявате свободна професия;

– ако новият офис се нуждае от освежителен ремонт или почистване, намерете фирма, която ще извърши тези услуги за Вас и организирайте дейността преди да се нанесете.

При всички случаи най-важното нещо, когато сменяте офиса си, е на новото място да се чувствате добре. Разбира се, не забравяйте да се допитате и до служителите си, дали новата локация ще е удобна за тях, за да вземете най-доброто решение.

А ако искате да сте сигурни, че организацията по преместването ще бъде перфектна, разходите добре планувани и всички евентуални проблеми добре предвидени, свържете се с нас. През последните години, ние изградихме мрежа от доказали се партньори, за чиито качество на услугите гарантираме. А ние ще се погрижим за Вашето спокойствие, че всичко с преместването ще е на ниво, докато Вие продължавате да се грижите за бизнеса си.

Вижте също:

Как лесно да подобрите работната среда?

от Мария Севева | юли 24, 2018 | Акцент, Бизнес, Виртуален асистент

Как лесно да подобрите работната среда?

Една трета от денонощието човек прекарва в работа. Огромна част от хората по света работят в офиси, а професиите в модерния свят изискват служителите да са на „ти” с компютрите. Работната среда играе важна роля за настроението и представянето на служителите в една фирма. Именно поради тази причина е важно те да отиват на работа с усмивка, а не да мислят как по-бързо да минат следващите осем часа. Това ще подобри работния процес и представянето не само на отделните единици, но и цялата фирма. Има няколко лесни стъпки, с които да подобрите работната среда:

Вземете на работа „отборни играчи”
Умните бизнес проекти започват с наемането на правилните хора. Нито сградата, нито интериорът са толкова важни, колкото работната ръка. Именно поради тази причина успешните мениджъри се обграждат от отборни играчи, за които е важно цялата работа да върви, а не те да са център на вселената. Важно е да сте сигурни, че наетите от вас служители са професионалисти и отборни играчи. В офиса не трябва да има „токсични” служители, които отравят обстановката, внасят напрежение и вредят на себе си и околните. Ако все пак в работната среда е попаднал човек, който само вреди на другите, то не се колебайте да му кажете сбогом.

Осветлението
На пръв прочит осветлението звучи като второстепенен фактор, но всъщност играе важна роля за добрия работен процес. Проучване на Университета на Северна Каролина е установило, че излагането на дневна светлина подобрява фокуса, енергията и цялостното представяне на служителите. За съжаление в много офиси слънчевата светлина е табу и тя не достига до бюрата. Променете това и скоро след това ще видите първите положителни резултати.

Направете офиса комфортен
Работата в чиста и атрактивна среда може допринесе за доброто настроение на екипа, а това ще има и отражение върху работата. Дори да не можете да осигурите слънчева светлина в офиса, направете всичко възможно да създадете уютна и релаксираща среда. В много модерни офиси по света вече се срещат „кътове за отдих” и зони, в които служителите могат да разпуснат, когато се чувстват изнервени.

Подобрете комуникацията
Комуникацията между ръководството и служителите е най-важният елемент от уравнението за един успешен екип. Ако няма добра комуникация, то неминуемо ще има напрежение в офиса. Мениджърите трябва да дадат възможност на своите служители да могат да се изразяват, да поставят пред тях техните искания и желания. Служителите трябва да знаят, че срещу себе си имат приятели, а не шефове. Служителите не са роботи, които идват за осем часа работа и след това си тръгват. Когато има взаимно доверие в работната среда, то работният процес ще е ползотворен.

Следвайте нашите съвети и направете офиса си едно прекрасно място за работа. Така освен, че ще имате усмихнати служители, ще повишите и нивото на тяхната ефективност.

Вижте също:

8 златни правила за успешна комуникация с клиенти

от Мария Севева | юли 18, 2018 | Бизнес, Виртуален асистент

8 златни правила за успешна комуникация с клиенти

Често собствениците на тепърва прохождащ бизнес не са уверени дали подхождат правилно към клиентите.
Важно е да общувате с тях така, че те да изберат да купят от вас и да оставите у тях усещане за наистина добро отношение.
Запознайте се с 8-те златни правила при общуване с клиента, които ще го накарат да се почувства специален и да ви се довери, а също и ще ви донесат повече печалби.

1. Бъдете добри слушатели

Бъдете готови да изслушате клиента си, неговите нужди, желания и очаквания. Не го прекъсвайте. Показвайте с невербални сигнали, че го разбирате, както и че го слушате с интерес. Така ще бъдете убедителни в това, че искате да разберете какво ви казва той и че ще направите всичко, за да му помогнете.

2. Опознайте нуждите на клиентите си

Случвало ли ви се е там от къде сутрин си купувате кафе, продавачът да знае колко дълго го пиете и с колко захар? Тези, които са попадали в такава ситуация, знаят колко е приятно. Същото е и с вашите клиенти. Повярвайте, клиентът си купува на първо място отношение, а след това продуктът или услугата, която му продавате. Така, че подарете му вниманието си, той ще избере вас.

3. Предложете решение за проблемите на клиента си

Клиентите нямат нужда от многословност и от заучените фрази на много от търговците. Намерете решения на проблемите на клиента си и му го дайте. Това ще го убеди, че вие сте правилният за него избор.

4. Забравете отрицателните думи

Със сигурност ви се е случвало клиентите ви да искат невъзможни неща от вас. Но ако им кажете: „Не!“, „Няма как да стане“, „Не знам“, „Не може“ и т.н., ще ги откажете следващия път отново да потърсят вас. Ако обаче, използвате вместо отрицателните думи, положителни като „Смятам, че по-добрият вариант за Вас ще бъде…“, „А какво ще кажете за това…“, „Мисля, че мога да ви предложа нещо по-добро…“, клиентът няма да остане с впечатление, че няма да получи това, което иска, а че вие сте намерили начин проблемът му да бъде решен по по-добър за него вариант.

5. Ценете личността на клиента

Покажете на клиента си, че той е не просто един от многото. Покажете му, че той като личност е важен за вас. Обръщайте се към него по име, а ако усетите, че клиентът и ситуацията предразполагат, дори предожете разговор в неофициална форма. Така той ще ви допусне по-близо до себе си и ще знае, че в очите ви среща искреност и желание да решите въпросите му.

6. Ако сгрешите, извинете се искрено

На всички ни се случва да сгрешим. Ако объркате нещо, извинете се искрено и предложете някакъв вид компенсация. Клиентът ще го оцени.

7. Обратна връзка

Търсете обратна връзка с клиентите си. Това е важно, особено, ако с тях комуникрат и други членове на екипа ви, освен вас. От една страна давате усещането на клиента, че той е важен за вас, а от друга ще разберете кои са слабите страни на компанията ви и върху какво трябва да работите занапред.

8. Покажете специално отношение

Всеки клиент ще оцени, ако направите нещо в повече от това, което е поискал от вас. Ако продавате гривни, сложете малка картичка вътре с кратко пожелание към клиента или пък ако правите презентация, изпратете му като подарък кратки инструкции за добро му представяне.

Възползвайте се от нашите съвети, за да постигнете успех. Клиентът винаги е на първо място и трябва да се чувства важен и ценен. Направете го специален, защото само по този начин ще вървите напред.

А за да сте сигурни, че клиентите ви ще получат професионално обслужване, пишете ни!

Вижте също:

7 съвета как да организирате времето си по-добре

от onmarket | юли 11, 2018 | Акцент, Бизнес, Виртуален асистент

7 съвета как да организирате времето си по-добре

Без значение дали работите в офис, магазин, кантора или друго, на всекиго се случва да не може да организира добре времето си. Затрупани от задачи, понякога се изгубваме в хаоса и това ни прави не ефектвини. Добрата планиране и организиране на времето ни са ключови, за да се чувстваме успешни и продуктивни, както в професионален план, така и в личния ни живот. Днес ще ви запознаем какви стъпки следваме ние в ежедневието си, за да организираме добре времето си.

1. На първо място е доброто планиране.
В началото на всяка седмица направете график с всички планувани ангажименти, които ви очакват и всички задачи, които трябва регулярно да изпълните ден за ден. Така няма да има риск да забравите нещо и в последния момент да се сетите за него. След като направите този график, ще ви е лесно да добавяте новоизникналите задачи и срещи.

2. Ставайте рано сутрин.
Колко по-рано ставате сутрин, толкова повече време имате за изпълнение на всички неща, които ви очакват. Е, разбира се, запазете си дните, в които почивате и тях си позволете излежаване до късно, но в останалите дни събуждането в ранни зори ще ви даде много ценно време. Освен това, така ще имате повече време, през което да се освежите сутрин, няма да бързате да излезете от дома си, ще можете спокойно да заведете децата на училище без да напрягате.

3. Не се разпилявайте.
Вършете задачите една по една. Избягвайте да правите няколко неща едновременно, защото това ще ви забави допълнително и ще понижи качеството на свършената работа. Не отговаряйте на имейлите, докато правите нещо друго.

4. Приоритизирайте задачите
Направете си таблица и разпределете ангажиментите на 4 групи – „Спешно и важно“, „Спешно неважно“, „Неспешно важно“ и „Неспешно неважно“. В първата група сложете наистина належащите неща, които трябва да свършите, като да отидете да на лекар или на родителска среща, или пък да подадете важната за счетоводството на фирмата ви документация. Втората група, обикновено са задачи, които някой друг очаква от нас да свършим или пък отговарянето на имейлите за деня. В третата група впишете дългосрочните си планове – например записване на курс за придобиване на ново умение, търсене на нови начини за реклама и др. В последната група са нещата, които ангажират времето ви паразитно. Това са безцелното стоене в социалните мрежи, играенето на игри и др. От личния ни опит съдим, че колкото по-малко ангажираме вниманието си с подобни дейности, толкова повече време ни остава за истински важните неща.

5. Срокове
Поставете срок на всяка задача, която ви очаква и се старайте да я изпълнявате преди този срок, за да не се чувствате пришпорени от времето. Когато си поставите за цел, че докладът, който иска шефа ви от вас, ще пишете между 14:00 и 16:00, ще ви е много по-лесно да се организирате и да го представите навреме.

6. Намирайте време за почивка
От изключително значение за доброто организиране на времето ви е това да си почивате достатъчно и да се наспивате достатъчно. Знаем, че често почти всички крадем от съня си, за да свършим всички задачи, които ни очакват, но съгласете се, че когато сме неотпочинали системно, нито можем да организираме времето си, нито дори да успеем да го направим, да бъдем ефективни в работата си. Така че пълноценният сън и 10-минутната почивка на всеки час-два ще ви помогнат да се организирате по-добре и да работите по-добре.

7. Мислете позитивно
Способността дори в забързаното ежедневие да се усмихвате и да мислите в позитивна насока, ще ви предпазят от умората и ще ви дадат нужния ентусиазъм да организирате добре времето си. Пък и ако не позволите на мрачното настроение да ви обзема, ще сте много по-приятна компания за близките си, след края на работния ден.

Ще се радваме да споделите какви други трикове за добра организация на времето ползвате! Можете да го направите в нашата Facebook страница!